Lorsqu’il s’agit de budget, le respect et l’exactitude des prix sont de mise. Contrairement à l’impression offset ou à un autre type d’impression de format standard, les montants peuvent devenir énormes rapidement en affichage grand format. Surtout si des ajouts doivent être apportés en cours de production. Les formats sont grands, souvent il y a du volume, et les coûts de livraison et d’installation sont aussi à considérer. C’est pourquoi il est primordial qu’on fasse preuve de rigueur et qu’on détaille méticuleusement chaque coût afin de s’assurer qu’il n’y a pas d’oubli ni d’erreur à aucun niveau dans une soumission.
Ce qui est le plus important de préciser, c’est qu’une fois une soumission approuvée par le client, l’équipe de production est tenue de s’en tenir au prix approuvé. C’est pourquoi M&M Graphic garantit d’honorer le prix inscrit dans une soumission pour un délai de 30 jours, après quoi les prix peuvent être révisés. Dans cette industrie, les prix payés auprès des fournisseurs peuvent vite changer. Le cours du prix de l’aluminium, par exemple, a un impact sur le prix des extrusions importées d’Europe. Au début de la COVID, le prix d’un conteneur est passé de 4000$ à 17 000$ ! Sans compter l’augmentation du prix de l’essence et des ruptures dans la chaîne d’approvisionnement. Le taux de change aussi vient déranger le fragile équilibre de la structure financière élaborée pour la liste de prix du catalogue et les calculs relatifs au transport.
Normalement, la mise à jour ce cette liste de prix est faite une fois par année. Il est donc important de s’assurer de toujours avoir la liste de prix de l’année en cours lorsqu’on consulte le catalogue des produits, car le cas échéant, il y a risque de noter des prix qui ne correspondent plus aux prix en vigueur.
Les exceptions
Comme dans tout, il y a des exceptions. M&M Graphic est tenu de respecter ses prix une fois que la soumission a été approuvée par le client. Cela vaut toujours et s’avère une règle ultime pour l’entreprise. Toutefois, il peut arriver des situations qui soient hors du contrôle normal et cela pourrait avoir comme conséquence que les prix fournis au début d’un projet doivent être ajustés à la hausse en cours de production ou d’installation.
Voici quelques exemples de situations qui pourraient faire augmenter les coûts d’un projet pendant sa réalisation :
- Les toiles doivent être réimprimées car le client a décidé de changer ses visuels après avoir approuvé le PDF d’approbation au niveau de la préimpression. Dans ce cas, les frais de réimpression doivent être chargés au client car M&M Graphic a rempli ses mandats sans faute.
- L’installation était prévue pour une hauteur de moins de quinze pieds et finalement, il s’avère que la véritable hauteur est de trente pieds. Les frais d’installation doivent être majorés à la hausse afin de couvrir les frais de location de la nacelle qui sera requise.
- La livraison est devancée à la demande du client. Dans ce cas-ci, deux types de frais additionnels peuvent s’appliquer : un premier coût dû à des possibles frais pour délais express si le délai prévu pour la production doit lui aussi être devancé, puis un deuxième coût pourrait possiblement être chargé si le mode de livraison doit passer de « terrestre » à « aérien ». C’est-à-dire que s’il était prévu que la livraison soit effectuée par camion, au sol, et qu’elle devient maintenant une livraison par avion, les frais sont beaucoup élevés en raison du service express.
Il n’y a quand même pas lieu de s’inquiéter. Les représentants.tes et chargés.es de projets sont habitués.ées de gérer ces situations et vont fournir à l’avance les options disponibles, au besoin. Ce qu’il faut garder en tête, c’est qu’à chaque étape d’un projet, le client est mis au courant de ce qui se passe. Si des décisions doivent être prises, il y a consultation à chaque fois afin que tout se fasse en accord avec les responsables du projet.