Il y a quelques années, l’équipe de M&M Graphic a dû relever un défi de taille en terme de volume de production. À la suite d’un appel à soumissionner pour une grande chaîne de stations-service bien connue dans l’Est du Canada, M&M a appris qu’elle avait offert la proposition la plus intéressante pour le client, côté qualité-prix. C’est alors qu’on a réalisé qu’il fallait produire 4000 drapeaux ! Bien évidemment, la production allait s’étaler sur une période de plusieurs semaines, voire même plusieurs mois.
La logistique de production pour traiter une commande de volume
Qui dit volume de production dit planification et communication. Plusieurs importantes notions sont à considérer : combien y aura-t-il de visuels différents ? Quels sont les lots et le volume de chacun à produire ? Combien peut-on produire de drapeaux par jour ? Par semaine? Par mois ? Est-ce qu’on a le matériel nécessaire en stock ? Quels sont les délais de commande pour les matières premières auprès des fournisseurs ? Combien de temps est requis pour une livraison en conteneur par bateau ? Mais le plus important : quelle quantité de chaque lot le client a-t-il besoin en priorité ? Est-ce qu’il s’agit d’un affichage promotionnel pour un lancement de nouveau produit ?
Le secret du succès : l’organisation
Il n’y a pas de recette miracle ou de formule magique pour réussir un tel projet. La seule manière de gérer efficacement une commande de volume, c’est d’être bien organisé et de prendre les décisions en complicité et en accord avec le client, selon ses priorités. Il faut lui expliquer les contraintes de production, ou plutôt les limites physiques et temporelles avec lesquelles on doit négocier, puis ensuite trouver le point de rencontre entre ces contraintes et les priorités du client. Ainsi, on arrive à des propositions qui conviennent à tous et qui sont réalistes dans le temps et les quantités à livrer.
Dans ce cas-ci, il a été entendu avec le client qu’on allait produire 1000 drapeaux par mois pendant quatre mois. Cela était une première entente avec condition de confirmation suite aux vérifications des inventaires et des délais de réception pour des commandes de matériel par bateau en provenance de la Chine.
La gestion des inventaires
Gérer l’inventaire des rouleaux de tissus c’est une chose, mais gérer l’entreposage de 4 000 pôles à drapeaux, c’en est une autre ! M&M Graphic tient normalement quelques centaines de pôles à drapeaux de toutes tailles, tous modèles confondus. Les commandes varient de 1 à 50 unités de drapeaux par commande généralement ; alors garder plus de 1000 pôles en stock ne ferait qu’encombrer inutilement l’atelier et s’avèrerait une erreur de gestion, croyait-on. Mais comment procéder pour commander 3000 pôles additionnelles nécessaires pour un tel projet ? Premièrement, le fournisseur de pôles à drapeaux est situé en Chine. Normalement, les commandes se font deux fois par année pour remplir les inventaires avant et après la haute saison et le tout arrive en conteneur par bateau. Ce type de commande requiert 3 à 6 mois de délais pour arriver à bon port. En plus, il ne s’agit pas du port de Montréal mais bien du port de Vancouver, qui est à 4 550 kilomètres de Montréal. C’est donc dire qu’il faut non seulement attendre que le dédouanement soit complété une fois la commande arrivée à Vancouver, mais en plus il faut compter de 4 à 5 jours ouvrables additionnels pour la livraison par camion par voie terrestre.
Savoir gérer les priorités : quoi faire à quel moment ?
C’est alors que l’équipe de production a décidé de procéder avec la commande de pôles à drapeaux en priorité afin qu’elle ne retarde pas les délais promis au client. Ensuite, on a également conscientisé le client qu’il était impossible de promettre une date précise de livraison pour les 3000 pôles, étant soumis aux aléas de la météo, du délai de dédouanement, du transport par camion, et de tous les autres facteurs sur lesquels on n’avait pas ou peu de contrôle.
S’en tenir à l’entente et à l’organisation de production
Une fois que toute la planification de la production en amont est terminée, l’essentiel du travail est complété. Évidemment, la production est impressionnante en elle-même, mais si chaque responsable gère bien ses responsabilités et que tout a été planifié parfaitement, il ne restera plus qu’à composer avec les imprévus. Mais ça, ce sera le sujet d’un prochain article.