Depuis le tout premier contact avec le client, jusqu’à la fin de la production de sa commande, la communication avec l’équipe de M&M Graphic est prépondérante. Que ce soit sous la forme d’appel téléphonique, de rencontre en personne ou par courriel, les représentants.es et chargés.es de projet sont présents et accompagnent le client tout le long du traitement de la commande.
En impression grand format, comparativement à d’autres types d’impression, le coût des commandes est élevé. Comme les formats sont très grands et que l’impression par sublimation s’avère un procédé industriel de grande qualité, les prix reflètent cette réalité.
C’est pourquoi il est absolument nécessaire de valider chaque étape du processus de traitement des commandes avec le client, une étape à la fois, et de demander une confirmation écrite de l’approbation de ce dernier afin d’éviter tout éventuel malentendu. Le client est responsable de vérifier que sa commande correspond à 100% de ses attentes ; c’est-à-dire qu’elle est complète et que le ou les visuels sont prêts à l’impression, avec les bons formats, les bonnes couleurs et tous les éléments, sans faute d’orthographe.
Chez M&M Graphic, il y a deux approbations écrites : une première pour approuver officiellement une soumission avant qu’elle soit transformée en commande, puis une deuxième pour approuver le ou les visuels traités à la prépresse en vue d’être acheminés aux presses.
Pour l’approbation de la soumission, si c’est le ou la représentant.e qui a transmis un prix par courriel suite à une demande de prix, il suffit de lui retourner un courriel avec la mention : « J’approuve cette soumission ». Si la commande a été effectuée en ligne, le fait de cliquer sur le bouton « commander » et « payer », puis d’effectuer un paiement, enclenchera le processus de traitement de la commande.
En ce qui concerne l’approbation des visuels avant de passer à l’impression, il y a plusieurs éléments à vérifier avant de retourner une approbation écrite.
Le document porte le nom de « PDF d’approbation ». Cette épreuve électronique contient non seulement le visuel à traiter aux presses, mais aussi toutes les informations relatives au traitement de la commande : le format, la quantité, la finition, le nom du projet ou du bon de commande, le nom du client, les couleurs spécifiques à respecter, la résolution du fichier, et aussi des notes additionnelles au besoin. Le client doit vérifier toutes ces informations et les valider.
C’est à cette étape qu’il doit réagir s’il manque un élément dans la composition du visuel, s’il remarque une faute d’orthographe ou toute autre anomalie. Il communique alors avec son ou sa représentant.e pour lui faire modifier la commande avec les bonnes informations, ou encore pour lui faire parvenir un nouveau fichier révisé. Les changements à cette étape sont sans frais normalement, car les fichiers n’ont pas été transmis aux presses, donc les toiles n’ont pas encore été imprimées. Par contre, si le traitement des fichiers était important, par exemple parce qu’il y avait plusieurs visuels différents, il se peut qu’il y ait des frais pour le service d’infographie. Pour les détails à ce sujet, si jamais cela devait se produire, seront communiqués par le ou la représentant.e.