Étant donné que l’industrie de l’affichage grand format dessert à la fois des agences de communication, des agences de publicité, des organisateurs de spectacles ainsi que de grandes chaînes de magasins, il arrive parfois que l’équipe de chargés de projets de M&M Graphic doive jongler avec des imprévus.
Parfois il s’agit d’imprévus internes, plus faciles à gérer car les dirigeants sont présents sur place ; mais parfois on fait face à des imprévus externes, sur lesquels nous avons peu de contrôle.
Les imprévus internes
Il existe plusieurs genres d’imprévus internes. Par exemple, la livraison d’une commande de tissus qui tarde. Cela peut se produire à l’occasion. Dans ce cas, ce n’est généralement pas un gros problème car on garde du matériel en réserve et commandons souvent à l’avance, avant que les stocks ne soient épuisés. Cette pratique vise le respect des délais de production promis aux clients et la réduction d’un stress inutile.
Par ailleurs, les commandes des structures provenant d’Asie et des extrusions d’aluminium en Europe, sont livrées par conteneur sur des cargos et arrivent souvent entre quatre et huit semaines plus tard. Il est donc impossible de prévoir la date exacte de l’arrivée de la commande aux ateliers de production.
D’autre part, comme le travail est réalisé avec des machines, il est possible que des bris surviennent. On doit alors soit effectuer la réparation rapidement avec les équipes en place si cela est possible, soit le cas échant appeler en urgence un technicien spécialisé. L’arrêt d’une machine a comme conséquence directe de retarder l’échéance de production de certaines commandes. Même si tout est fait pour l’éviter, il peut arriver qu’on n’ait pas le choix d’informer les clients de la situation et de leur demander un délai additionnel. Dans la plupart des cas, les clients se montrent compréhensifs et le délai additionnel est accordé. Par contre, le délai de livraison est parfois non négociable en raison d’impératifs majeurs et on se doit de respecter cela en tout temps. Comme plusieurs machines opèrent en atelier, on peut quand même poursuivre la production en réorganisant les grilles horaires, malgré un bris d’équipement.
Les imprévus externes
Parmi les imprévus externes, on peut nommer tout d’abord tout ce qui relève du client. C’est-à-dire le moment où son fichier électronique pour l’impression de sa toile est reçu, ou encore le moment où il doit acheminer la structure devant recevoir une nouvelle toile, ou encore son bon de commande. On parle aussi des changements apportés en cours de production, qui sont généralement source de délais. Afin de garantir le moins d’imprévus possibles dans les échanges avec le client, de nombreux suivis sont réalisés pendant le processus, à chaque étape de planification de commande, puis ensuite durant la production comme telle.
Mis à part celles provenant du client, il y a évidemment d’autres sources possibles d’imprévus externes. Parlons de ceux causés par les transporteurs. Par exemple, si un transport de livraison vient chercher une commande trop tard, ou s’il effectue la livraison trop tôt, ou encore s’il ne se présente jamais au point de cueillette ou de livraison, cela engendrera un problème, puisque le client ne recevra pas sa commande à temps. C’est dans le but d’effectuer des suivis serrés au niveau des livraisons prévues que le numéro de bon de connaissement de livraison d’une commande est toujours ajouté au dossier de production correspondant. Ainsi, il sera facile de retracer en tout temps et en temps réel à quel endroit est rendue une commande en cours de livraison. Ce numéro permet aussi au client d’effectuer un suivi lui-même s’il le désire.
